Saber administrar el tiempo es clave para maximizar la productividad en los proyectos. Por suerte, existen diversos métodos de gestión del tiempo que puedes aplicar en tu día a día. En este artículo te mostraremos 4 de ellos, probados y comprobados, para que puedas manejar tus tareas pendientes con facilidad y eficiencia.
1. Método Pomodoro: mejora la gestión del tiempo y disminuye la ansiedad
El Método Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo que ayuda a eliminar la ansiedad y aumentar la productividad. Basado en investigaciones en neurociencia, se ha demostrado que la ansiedad afecta negativamente al rendimiento y a la eficiencia. Cuando te enfrentas a tareas largas o a un día ocupado, la ansiedad puede ser un gran obstáculo para lograr un buen desempeño.
Francesco Cirillo creó el Método Pomodoro en 1980 como una solución para este problema. La técnica consiste en trabajar durante 25 minutos enfocados en una tarea, seguidos de una breve pausa de 3 a 5 minutos. Después de cuatro ciclos de 25 minutos, se toma una pausa de al menos 15 minutos. Este proceso se repite hasta completar todas las tareas en la lista.
La idea detrás de esta técnica es que las pausas ayudan a reducir la ansiedad y aumentar la concentración. El cerebro es capaz de mantener su enfoque por unos 25 minutos antes de que la atención se disperse, por lo que trabajar en ciclos de este tiempo ayuda a mantener el enfoque y la eficiencia.
Antes de aplicar el Método Pomodoro, es importante hacer una lista de las tareas prioritarias en orden de urgencia, comenzando por la tarea con el plazo de entrega más corto.
2. Matriz Eisenhower: clasifica las tareas para saber priorizar
La Matriz Eisenhower, desarrollada por Dwight Eisenhower, ex general del ejército norteamericano y presidente de los Estados Unidos, se basa en la clasificación de las tareas en cuatro cuadrantes:
- Urgente e importante: Incluye aquellas tareas que requieren atención inmediata.
- Importante, pero no urgente: Son tareas que se pueden programar para el futuro.
- Urgente, pero no importante: Tareas que pueden ser delegadas a otra persona.
- Ni urgente ni importante: Tareas que se pueden descartar o eliminar.
Eisenhower sostenía que, «lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante». Por ejemplo, en una situación en la que enviar una presentación a tiempo puede ser urgente y responder a un email de tu jefe o jefa importante, la última tarea se puede posponer por no requerir inmediatez.
Al poder ver de una manera clara y visual los niveles de importancia y urgencia de cada tarea, este sistema permite identificar las acciones necesarias y aquellas que se pueden eliminar, lo que ayuda a gestionar mejor el tiempo y a ser más productivos.
3. El Método Kanban: visualizar las fases de cada tarea para hacer más y mejor
El Método Kanban es una herramienta muy utilizada en grandes empresas para administrar cada etapa del proyecto y ganar tiempo. Se enfoca en la división de la tarea en cuadros que definen su estatus. El control se puede hacer manualmente, usando cuadros y post-its o mediante software de gestión, como Evernote o Wunderlist.
Siguiendo la técnica Just In Time (JIT), la cual se basa en optimizar el sistema de control de demandas para aumentar la eficiencia de la producción y ganar más capacidad de resolución de tareas, los japoneses de Toyota crearon este método basado en la idea de que una acción solo comienza cuando otra necesariamente vinculada a ella termina, creando así una reacción en cadena.
Para utilizar este método, se deben seguir los siguientes pasos:
- Crear un cuadro online o físico con al menos tres divisiones: “A realizar”, “en curso” y “finalizado”. Dependiendo de la dinámica del proyecto, puedes tener otras categorizaciones como «en revisión» o «para ajuste».
- Escribir la tarea en tarjetas virtuales o post-its y hacer una breve descripción de la actividad. También es importante establecer el plazo y las personas involucradas.
- Organizar las tareas en base a la fase en la que se encuentran.
En los programas informáticos, es posible generar tableros para diferentes equipos, invitar a los miembros a registrarse en la plataforma y asignar tareas con plazos y responsables designados. Algunas empresas prefieren tener el tablero visible para todos los empleados y utilizar la actualización como una oportunidad para fomentar la interacción, aunque por lo general, es más eficiente tener este control en línea que en formato físico. Lo importante es elegir la opción que funcione mejor en el contexto. Si se utiliza el Método Kanban de manera adecuada, se pueden categorizar las tareas de forma más eficaz, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia del equipo.
4. El Método GTD: cómo disminuir las tareas acumuladas
Todos hemos experimentado la sensación de que las tareas no terminan nunca. Parece que cuando finalmente resolvemos una, otra aparece en el horizonte. El consultor estadounidense David Allen creó la metodología GTD, Getting Things Done, para no acumular tareas que pueden resolverse en ese mismo momento. Sus técnicas son aplicables tanto en el ámbito doméstico como profesional.
Entonces, ¿cómo aplicar GTD? Aquí hay algunos consejos:
- Anota todas tus tareas en un papel o en un sistema de organización, como Trello o Google Notes.
- Categoriza tus actividades por tiempo de realización y haz primero aquellas que requieran menos de 2 minutos, como enviar un email o un archivo.
- Establece cuándo y cómo llevarás a cabo cada tarea pendiente y comienza a realizarlas según lo planeado.
- En caso de recibir una nueva solicitud, asegúrate de anotarla en tu lista de tareas. Cuando te llegue una tarea pendiente que requiera menos de 2 minutos, es mejor que la completes de manera inmediata.
- Mide el tiempo que dedicas a cada tarea para poder optimizar tu planificación diaria.
David Allen mantiene que adoptar este enfoque de gestión del tiempo reduce la sensación de carga sobre los hombros y disminuye la cantidad de actividades pendientes acumuladas. Implementar este método permite disminuir el estrés y aumentar la claridad y el control en las tareas, generando un impacto positivo en la autoestima y calidad de vida. Además, se logra una mayor productividad y rendimiento.
