Al reflexionar sobre la trayectoria de una empresa, resulta natural pensar que esta crecerá y evolucionará a lo largo del tiempo. Sin embargo, la ampliación de sus actividades debe reflejarse más allá de la creación de nuevos productos o la contratación de personal.
El ejemplo más claro se encuentra en el Design System, un documento dinámico y en constante evolución, donde los guidelines de la compañía se adaptan a las distintas etapas del negocio y avanzan hacia su estabilidad y madurez.
Así pues, Ben Callahan establece un modelo de madurez del Design System basado en 4 etapas, que veremos en detalle.
Etapa 1: Construyendo la primera versión
La primera etapa se corresponde con la creación del Design System y da lugar a un documento variable, que no responde a un único modelo o estructura estandarizada. Incluye las primeras decisiones de la compañía, cuyo papel es decisivo en la posterior evolución del documento.
El Design System que se encuentra en esta etapa se centra en buscar la dirección corporativa, planteando un problema o necesidad que quiere solucionarse y resolviendo algunas cuestiones básicas, como serían:
- La visión y misión.
- El discurso de ventas.
- La tecnología y herramientas necesarias.
- La definición básica de los componentes.
Etapa 2: Adopción del sistema
La segunda etapa empieza con la consolidación y lanzamiento de la primera versión del Design System. Es el momento en que el documento empieza a ser distribuido y adoptado en la compañía, cuando se debe educar sobre su uso y observar los puntos fuertes y débiles que surgen durante las tareas del día a día.
Es importante evaluar si el Design System facilita el trabajo de los empleados actuales (que Callahan denomina suscriptores), a la vez que ofrece una guía de valor para las nuevas incorporaciones. Las conclusiones extraídas durante esta etapa permitirán madurar el sistema y adaptarlo a las necesidades específicas de la compañía.
Etapa 3: Sobreviviendo a la adolescencia
La tercera etapa de madurez empieza cuando el Design System ya se encuentra totalmente incorporado dentro de la empresa. Se trata de un momento de abundantes cambios, debido a que la gran cantidad de suscriptores existente genera nuevos problemas, peticiones y aplicaciones alternativas.
En este momento, lo más importante es explorar la manera de adaptar el sistema sin perder de vista las decisiones tomadas durante las etapas anteriores. Se debe gestionar el conflicto entre la necesidad de ofrecer soporte a los equipos y permitir que contribuyan al desarrollo del sistema, y mantener intacto el core del Design System mientras se amplía de forma coherente y sostenible.
Algunos de los problemas específicos que deben abordarse en esta fase son:
- Cómo combinar los estándares de la compañía con el espacio para la creatividad.
- Cómo evaluar y priorizar el crecimiento del negocio.
- Cómo analizar el retorno de la inversión (ROI).
Etapa 4: Evolucionando hacia un producto saludable
Finalmente, el Design System alcanza la cuarta etapa de madurez, dando como resultado un producto independiente y capaz de adaptarse y sostener el crecimiento de la organización. Este documento se caracteriza por su capacidad para crear un fuerte vínculo con los empleados.
También incluye representación de las diferentes disciplinas y departamentos de la empresa, de manera que puede dar solución a las necesidades particulares de cada uno de ellos. Se trata de un Design System capaz de perdurar en el tiempo y que contempla decisiones a largo plazo, tales como:
- La rentabilidad del negocio.
- Las posibilidades de crecimiento.
- La jerarquía empresarial.
- Los métodos de comunicación interna.
- Las estrategias de gestión de producto.
- Las directrices de diseño de elementos y componentes.
3 claves para la estabilidad del sistema
Finalmente, existen algunas claves a tener en cuenta a la hora de desarrollar un Design System maduro, estable y capaz de afrontar cualquier evolución. Se trata de los 3 factores identificados como autoridad, valor y tradición.
Por autoridad entendemos la existencia de un liderazgo sobre el proyecto, centrado en apoyar los objetivos y aportar confianza al equipo. También permite respaldar la necesidad de un presupuesto y unos recursos específicos.
El valor se refiere a la capacidad que tiene el sistema para mejorar el trabajo de los equipos, así como para incrementar su eficiencia y solucionar los problemas. Todo ello deriva en una adopción fácil y fluida por parte de antiguos y nuevos empleados.
La tradición, por su parte, hace referencia a los hábitos y costumbres que rigen la organización. Requiere un sistema adoptado en todos los niveles, y que los múltiples departamentos cuenten con él como la única fuente normativa.
Tanto si quieres crear tu Design System como si estás pensando en avanzar en su etapa de madurez, nuestro equipo de especialistas escuchará las necesidades de tu negocio y te asesorará lo mejor posible. ¡Contáctanos sin compromiso!