Las herramientas “top” para teletrabajar

Como anunciamos ayer, en GammaUX queremos compartir contigo toda la experiencia que tenemos en el teletrabajo. El primer post que publicamos fue «Cómo hacer User research en remoto«, hoy queremos hablar de las herramientas “top” que utilizamos en nuestro día a día, y que nos ayudan a ser productivos, eficaces y transparentes, tanto entre compañeros como en la relación con nuestros clientes. Para ello, les hemos pedido a Elena Campo UX Researcher and Designer y a Nídia Berbegal Project Manager que nos explicaran sus herramientas de trabajo más habituales en su día a día. 

Herramientas de comunicación

A parte de correo electrònico y teléfono, que a pesar de ser herramientas muy básicas, son clave en el día a día, estos son algunos de nuestros “must have”.

  • Slack: Es nuestra principal herramienta de comunicación. Slack es una herramienta de mensajería pensada para equipos de trabajo. En ella se pueden crear grupos, chats privados, videollamadas, compartir documentos, incluso enviar gifts. En Slack, todo el equipo conseguimos mantenernos en contacto continuo, así como resolver dudas o comentar cosas prioritarias de forma ágil…
  • Google Hangouts: es la herramienta de comunicación instantánea de Google con la que se puede hablar por chat, realizar videollamadas, etc. En nuestro caso, la utilizamos cuando tenemos la necesidad de realizar una videollamada y compartir la pantalla, ya que en Slack sólo se permite esta opción en el plan de pago. Sin embargo, en Hangouts esta característica es gratuita.
  • Skype: Otra herramienta de comunicación instantánea gratuita en donde poder compartir archivos, mantener una conversación en el chat, realizar videollamadas, etc.
  • Como bonus track, os explicamos también que una opción que a raíz de todo esto nos está resultando muy efectiva para hacer calls cuando el cliente lo tiene (casi) todo “capado” es pedirle que envíe invitaciones a “calls” con la herramienta interna corporativa: Microsoft Teams, Skype for business, Lync, WebEx… Estas herramientas no permiten invitar a personas externas al modo chat, pero se pueden enviar convocatorias para “calls” concretas. Como alternativa si esto no es posible está Whereby, que permite hacer calls a través del web sin necesidad de instalar nada.

Herramientas de organización

Organizarse a la distancia no siempre puede ser fácil, y más si el equipo crece y las tareas se multiplican. Para que no se escape nada e ir todos a una, nosotras recomendamos utilizar estas herramientas. 

  • Trello: Utilizamos Trello a la hora de repartirnos el trabajo, ya que conseguimos mejorar la productividad organizándonos en el tablero que tenemos de todo el equipo. En él, añadimos cada una de las tareas pendientes, las personas que se encargan de dichas tareas y diferentes etiquetas en donde poder saber en un vistazo a qué área pertenecen. Además, cada una de las tareas pueden señalarse con prioridades o estados, y añadir a las tareas checklists o fotos.
  • Asana: es otra herramienta para organizarse en equipo en la que puedes planificarte, realizar el seguimiento de proyectos y cumplir con los deadlines. Puedes visualizar todos los ítems de trabajo en diferentes vistas: lista, tablero -muy similar a Trello-, cronograma, calendario, progreso y formularios.
  • Google Calendar: Creando un calendario común dentro de google calendar, podemos añadir y visualizar el año, mes, semana o día con las cosas pertinentes para cada uno.
  • Wunderlist: si lo que necesitas es una aplicación de gestión más básica, existe Wunderlist. Puedes añadir todas las tareas en un listado, y añadir las personas encargadas de cada una de ellas. Es muy cómodo a la hora de utilizar en otros dispositivos como el teléfono, tableta o reloj inteligente. 
  • Airtable: Con algunos clientes también utilizamos airtable para trackear el backlog de tareas de UX pendientes, y poder ir controlando qué se va realizando en cada sprint.
  • Woffu: es la aplicación que utilizamos para gestionar los horarios, las vacaciones y fichar.

 Herramientas de documentación

También es importante utilizar herramientas que nos permitan documentar todo el trabajo que generamos y hacemos para que esté organizado y sea accesible a todo el equipo. Te dejamos el listado de nuestros favoritos. 

  • Confluence: Esta aplicación permite crear notas de reunión, adjuntar archivos multimedia, planes de proyectos… Puedes subir los recursos o documentación generada de un proyecto, y el resto del equipo puede comentarlos.
  • Dropbox: Lo utilizamos como el repositorio de toda la documentación que tenemos y generamos. De esta forma, trabajar de forma conjunta es más fácil, pudiendo revisar algo que uno de tus compañeros ha guardado el minuto anterior.
  • Google Drive: Los documentos que generamos en google drive se comparten y pueden ser editados de manera simultánea, lo que nos permite estar trabajando o consultando un mismo documento varias personas…
  • Onenote: Es similar a Google drive, ya que fomenta la colaboración multiusuario a través de sus programas Microsoft Office, con licencia freeware.  

Herramientas específicas de UX y research

Y por último también queríamos compartir algunas herramientas específicas de nuestro sector y que nos permiten desarrollar nuestro trabajo en el campo de la experiencia de usuario y la investigación. 

  • Mural.ly y Milanote: son espacios digitales que permiten la colaboración visual en remoto, son ideales para compartir ideas en la distancia, crear diagramas, hacer workshops en remoto y muchas cosas más.
  • Justinmind, Invision, Figma: utilizamos estos programas para compartir prototipos y diseños con el equipo y con los clientes. Se puede dar respuesta y añadir correcciones dentro de las propias herramientas.
  • Figma, Zeplin o Avocode: son imprescindibles para compartir diseños con desarrolladores.
  • UserZoom: La utilizamos para realizar estudios (encuestas, treetests, test de tareas…) en remoto con usuarios reales

Sin embargo, herramientas a parte, lo más importante es ser transparentes y conseguir que compañeros, “jefes” y clientes tengan una visión muy clara de lo que se está trabajando en cada momento para establecer una relación de confianza perdurable en el tiempo.

Si queréis más herramientas o consejos sobre cómo teletrabajar estamos a vuestra disposición para ayudaros a encontrar la mejor manera de convertiros en una empresa remota.